In de gemeente Sittard-Geleen lopen er tegelijkertijd zo’n 100 fysieke projecten (zoals infrastructureel en gebiedsontwikkeling). Om die goed en in samenhang te kunnen besturen en beheersen is een eenduidige fasering en manier van werken cruciaal. Het ontbrak de gemeente aan voldoende instrumentarium hiervoor. Daarnaast bleek de huidige manier van samenwerken tussen ‘lijn’ en ‘projecten’ en tussen de betrokken afdelingen onderling de projecten te vertragen. Er was behoefte aan een betere samenwerking om zo projecten sneller en met minder kosten te realiseren. Wij als Atos Consulting zijn gevraagd hierbij te helpen.

Gebruik wat werkt en ontwikkel samen wat nodig is

Onder het motto ‘gebruik wat werkt’ zijn we gestart met het in kaart brengen van bestaande instrumenten – tools – om de projecten te beheersen en sturen. Vervolgens hebben wij deze tools met elkaar verbonden, verbeterd en aangevuld waar nodig. Samen met medewerkers die ook zélf met de tools moeten werken, hebben we een ‘Toolbox voor projectmatig werken’ opgezet. Werkenderwijs, aan de hand van lopende projecten, zijn verschillende instrumenten, hulpmiddelen en templates daarvoor ontwikkeld. Ze werden gelijktijdig getest binnen aangewezen pilot projecten. Hierdoor raakte de organisatie gewend aan de instrumenten en werd tevens feedback gegeven om het te verbeteren.

Door gezamenlijk op te trekken in dit project werd tegelijkertijd de samenwerking tussen de verschillende afdelingen gestimuleerd. Bovendien ontwikkelden zij ook met elkaar een instrumentarium om de samenwerking te verbeteren. Om alles te borgen is de toolbox vastgesteld als standaard werkwijze en zijn alle betrokken medewerkers getraind in het werken met de toolbox.

Een eenduidige en geaccepteerde manier van werken met één set van instrumenten

Het project heeft ertoe geleid dat de processen nu goed uitgewerkt zijn, ondersteund met standaarddocumenten voor alle producten die hierbij van belang zijn. Iedereen weet wat van hem verwacht wordt en wat hij kan verwachten van de ander. Een betere samenwerking is het gevolg. Verder is er meer aandacht voor het beheersen van risico’s en de overgang tussen verschillende projectfasen, wat heeft geleid tot strakkere beheersing en sturing van ‘idee’ tot oplevering.

“Door Atos Consulting hebben we een professionele en breed gedragen Toolbox voor Projectmatig Werken opgezet en is de samenwerking tussen afdelingen duidelijk verbeterd”

Roger Essers, Afdelingshoofd Vastgoed en Projecten gemeente Sittard-Geleen

Door: Klaas Veerman en Natasja Moorelisse