De strategie en ambitie van Prorail is een marktgerichte, transparante en prestatiegerichte organisatie te zijn. In 2008 is daarom het project ProFit gestart met als doel de financiële planning en de financiële rapportages beter te ondersteunen met SAP.

In samenwerking met ProRail hebben wij de SAP module Integrated Planning (SAP IP) ingericht. De uitdaging hierbij was het inrichten van een centrale planningsapplicatie die aansluit bij de specifieke P&C cyclus en overweg kan met o.a. kaderstellingen, meerjarenplannen, managementcontracten en begrotingen.

Door het specifieke financiële P&C proces in kaart te brengen en verbeterpunten inzichtelijk te maken sluit SAP IP nu aan op de gebruikerswens. Door extra kenmerken in SAP ECC (het bronsysteem) aan projecten en profit centers toe te voegen, heeft SAP IP een duidelijke meerwaarde en is het mogelijk om vanuit verschillende dimensies (organisatie, interne sturing, externe verantwoording etc.) te plannen en te rapporteren.

SAP Business Intelligence is ingericht voor de rapportages van de financiële planningen versus realisaties uit SAP ECC op verschillende organisatieniveaus. De rapportages worden gebruiksvriendelijk aangeboden via de Intranet pagina (SAP portaal). Via dit portaal is het mogelijk om tevens de projecten direct aan te sturen met behulp van operationele rapportages.

ProRail heeft nu een geïntegreerd systeem voor financiële planning- en rapportagesprocessen met ‘One version of the Truth’ in de financiële planningsreeksen en rapportages. Door gebruik van dit systeem gaat ondersteuning, bewaking en versnelling gerealiseerd worden van kwartaalrapportage- en begrotingsprocessen op uitvoerend- en managementniveau. De ondersteuning van verschillende rapportageprocessen met SAP BI en SAP IP heeft geleid tot transparantie in de planning- en controlcyclus binnen ProRail.

De grote inspanning, qua organisatie- en procesinrichting, heeft ertoe geleid dat ProFit breed binnen de organisatie wordt gedragen. Excel is echter nog niet uitgebannen.

"Na een grote gezamenlijk inspanning van ProRail en Atos Consulting hebben we nu ‘one version of the truth’ in onze financiële rapportage.”
Paul Koppenberg, Projectleider ProRail

Gedurende het project hebben we lessen getrokken op het gebied van: Projectmanagement Stuur op resultaat. Weet waar je over praat, zorg dat je het klantproces goed begrijpt. Harmoniseer financiële begrippen over afdelingen heen; dit versnelt vergaderingen en het nemen van beslissingen. Creëer draagvlak door niet alleen naar het probleem vanuit de techniek te kijken maar ook vanuit de inhoud. SAP Technisch Denk aan performance tijdens het inrichten van je BI-model en bijbehorende SAP-IP aggregaten; verkeerde keuzes kunnen grote gevolgen hebben. Denk goed na over het autorisatieconcept en het blokkeerprincipe voor planningen en aggregaten;  dit kan elkaar tegen werken. Beperk het maatwerk, zodat het systeem goed beheerd kan worden, maar ban het niet uit; het kan van essentiële waarde zijn.