‘De optimalisatie- en planningondersteuning van de verkoopprocessen en van de productieprocessen worden ondergebracht in een bedrijfsbureau, dat het verantwoordelijk management adviseert en ondersteunt bij haar optimalisatie en (bij)sturingsbeslissingen’, zo staat het formeel in een interne notitie. “Het idee komt voort uit het feit dat de houding ‘u vraagt, wij draaien’ gewoonweg niet meer volstaat,” zegt de werkgroep Bedrijfsbureau met Atos Interim Manager Wim Tobé als kwartiermaker.

De wens van de directie Projecten is om langer vooruit te kunnen kijken en beter te kunnen plannen. Wim Knopperts , bedrijfsdirecteur Projectontwikkeling & Uitvoering van ProRail Projecten: “De bedrijfseenheid Projecten kan niet zomaar meer ‘ja’ zeggen tegen klanten. Ten eerste omdat Projecten dan zowel intern, als extern tegen capaciteitsproblemen aanloopt vanwege extra aanvragen. Ten tweede omdat de markt verandert: onze klanten willen meer maatwerk.
Meer zekerheid voor de klant, meer mogelijkheden voor maatwerk en betere benutting van interne en externe capaciteit. Daar moet, in een notendop, het bedrijfsbureau aan gaan bijdragen.“

De vraag is niet alleen: ‘wat moeten we gaan maken?’ Maar ook, ‘hebben we de capaciteit in huis om het daadwerkelijk te kunnen maken?’. Wat betekent dat voor de planning in vergelijking met die van nu? “Als een opdracht binnen is, kijken we wanneer we pieken en dalen kunnen verwachten en of die glad te strijken zijn. Zo kunnen we niet alleen de eigen capaciteit het efficiëntst inzetten, maar ook die van de partijen in de markt: ingenieursbureaus, spooraannemers en systeemleveranciers.  Voor Projecten betekent dat minder stress en minder kosten.” Ook ontwikkel- en beheertaken komen op het bordje van het bedrijfsbureau, zoals optimalisatie-instrumenten ontwerpen, flexibele planning, voortgangscontrole en evaluatie.

Het bedrijfsbureau geeft het management van relatiebeheer en productie dezer dagen gevraagd en ongevraagd advies over alles wat te maken heeft met een goede sturing van hun processen. Het bureau fungeert als een verdeelpunt dat met realistische planningen en slimme oplossingen komt. Daarmee staat het niet in de spotlights, maar juist in de coulissen om anderen succesvol te laten zijn. Het wijst op risico’s, rekent scenario’s door, draagt argumenten aan.
De lijn beslist uiteindelijk. De werkgroep werkt met een aantal centrale waarden die aangeven op welke manier het bedrijfsbureau moet gaan functioneren. “Allereerst: belangeloosheid. De afdeling heeft geen eigen doelstellingen, maar zorgt dat het verkoop- en productiemanagement die van hun wel halen. Objectiviteit is twee. Optimalisatieadviezen worden gebaseerd op verifieerbare feiten. Tot slot transparantie, de manier waarop het bedrijfsbureau tot advies, planningen en rapportages komt. Helder en open zijn de sleutelwoorden”.

“Er liggen volop kansen om het bedrijfsbureau goed vorm te geven en goed te positioneren binnen ProRail. Het is ook leuk om de ’randen ‘ van je opdracht op te zoeken. Dit wordt door ProRail gewaardeerd omdat dat een stuk extra toegevoegde waarde oplevert” aldus Wim.  Een goed voorbeeld hiervan is de samenwerking tussen Relatiebeheer en het bedrijfsbureau:  “We kunnen straks veel beter de klantverwachtingen managen en ook in een vroegtijdig stadium met betere alternatieven voor de klanten komen”.