Waarom?

Een goed gestructureerd purchase-to-pay proces kan leiden tot een significante verbetering van de financiële en operationele performance. Dat verbetert de winstgevendheid van het bedrijf als geheel, want in veel branches overtreffen de inkoopkosten van goederen en diensten de personeelskosten.

Wat en hoe? 

Ten aanzien van het gehele purchase-to-pay proces geldt dat er veel kan worden geautomatiseerd. De volgende bouwstenen zijn hiervoor nodig: 

• Date capture: het scannen en digitaal opslaan van facturen. Hierdoor zijn facturen altijd beschikbaar voor medewerkers via e-mail of web
• Documentmanagement: het managen van grote hoeveelheden facturen met als doel het efficiënt en effectief archiveren en opvragen van facturen 
• Workflowmanagement: facturen worden digitaal verstuurd ter autorisatie conform vooraf opgestelde bedrijfsregels en autorisatiematrices. Hierdoor raken facturen niet zoek en zijn de facturen altijd online te volgen binnen de organisatie

Automatisering is echter niet de enige oplossing om de kosten van het purchase-to-pay proces te kunnen verlagen. Bijvoorbeeld het reduceren van het aantal interne facturen, het reduceren van het aantal leveranciers of het werken vanuit goedkopere locaties kan al leiden tot een verlaging van de kosten van het purchase-to-pay proces.

Smart Scanning

Het is mogelijk het purchase-to-pay proces verder te optimaliseren door gebruik te maken van de Smart Scanning-techniek. Hierbij worden de relevante gegevens van de inkoopfactuur, zoals rekeningnummer, bedrag en BTW door het systeem ‘gelezen’ en direct in uw financiële systeem vastgelegd. Deze werkwijze leidt tot minimalisatie van manuele interventie met als gevolg een lagere kans op fouten en een hogere productiviteit. Uit onderzoek blijkt dat na invoering van Smart Scanning een productiviteit bereikt kan worden van 20.000 inkoopfacturen per medewerker per jaar!

Resultaten

Het optimaliseren van het purchase-to-pay proces levert de volgende concrete voordelen op: 

• Productiviteitsverhoging en kostenverlaging tot wel 100%: minimaal handmatig invoerwerk, fysiek versturen van facturen is overbodig en een minimaal papieren archief 
• Verbeterde kwaliteit, transparantie en beheersbaarheid: minder invoerfouten, documenten zijn altijd, snel en overal beschikbaar en een sterk verbeterde audit trail en transparantie in het kader van Sarbanes Oxley 
• Breed toepassingsgebied: inkomende facturen, correspondentie met leveranciers, orderformulieren, vrachtbrieven, aanvraagformulieren, etc.